Пишем деловое письмо. Как заинтересовать партнера в сделке
Деловая переписка – важный момент в ведении деловых переговоров. Ведь вы самого человека не видите, и все мнение о нем складывается из письма.
В письме сложнее сделать деловое предложение и убедить человека купить продукт или принять решение о сотрудничестве.
Вот 9 основных моментов, которые вы должны учитывать при написании делового письма.
1. В письмах используется официальный язык. То есть нужно точно и ясно излагать свои мысли.
2. Излагать их нужно на фирменный бланк, который содержит название фирмы, логотип, координаты и т.п.
3. Существуют и конкретные цифры формата писем: ширина поля с левой стороны – не менее двух сантиметров. Используется полуторный интервал, и красная строка с отступом в пять интервалов. Переносы лучше избегать.
4. Если вы в первый раз пишете новому партнеру, необходимо сначала для ясности представить фирму или же приложить буклет о вашей фирме.
5. Если это не первое письмо, то нужно вежливо сослаться на последнее отправленное письмо. Но в обоих случаях нужно обращаться к получателю не в безличной форме, чтобы было понятно, что письмо адресовано именно ему!
6. Сам текст лучше разбивать на абзацы для лучшей читаемости, к тому же письмо должно состоять из двух частей. В первой пишутся мотивы, послужившие поводом для написания письма, но эти мотивы не должны занимать 10 страниц непонятного никому текста, а затем собственно просьбы, распоряжения, причем приводить нужно конкретные цифры, факты, чтобы было максимально ясно, чего вы хотите от получателя.
7. На правой стороне письма ставится подпись с фамилией отправителя.
8. Обязательно в письме должен быть обратный адрес со всеми реквизитами.
9. Если это электронное письмо, пишется тема, и не просто «от Владимира из Москвы», а название фирмы, фамилия, имя отправителя, в общем, так, чтобы получателю ваше письмо не показалось спамом.
Это самые основные вещи, которым вы должны уделять внимание.
Какие пункты вы можете дополнить, используя личный опыт?
Loading ...
Очень классный пост, спасибо.
От себя добавлю, что желательно разузнать имя отчество конкретного получателя.
Например:
Вы пишите в компанию с предложением аутсорсить документооборот вашей компании, при этом электронное письмо может попасть тем сотрудникам, которые занимаются документооборотом, в лучшем случае Ваш e-mail забанят, и оставят письмо без рассмотрения. Пишите конкретному лицу, если редактору, то разузнайте его имя и отчество.